Vị trí: Cán bộ Mua sắm và Tài chính

Số lượng: 01

Địa điểm làm việc: Hà Nội

Báo cáo: Trưởng phòng Tài chính – kế toán

Thời gian bắt đầu: Sớm nhất có thể

Mức lương: Thỏa thuận, dựa trên kinh nghiệm và năng lực

Loại vị trí: Toàn thời gian cố định

 

MIÊU TẢ CÔNG VIỆC

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Công tác mua sắm

  • Hỗ trợ Trưởng phòng TCKT trong việc xây dựng kế hoạch mua sắm năm và kế hoạch mua sắm theo quý cho các dự án và hoạt động của tổ chức.
  • Theo dõi, cập nhật và điều chỉnh kế hoạch mua sắm phù hợp với tiến độ triển khai dự án và ngân sách được phê duyệt.
  • Chịu trách nhiệm chính trong việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ cho các dự án và hoạt động của tổ chức, bao gồm nhưng không giới hạn: thuê chuyên gia/tư vấn, khảo sát nghiên cứu, đào tạo, truyền thông – quảng cáo, thiết kế, in ấn, dịch vụ sự kiện, mua sắm hàng hóa trang thiết bị v.v.
  • Phối hợp với các bộ phận nội bộ và nhà cung cấp bên ngoài trong quá trình mua sắm, bao gồm xác định nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm, triển khai mua sắm, theo dõi tiến độ cung ứng và đàm phán hợp đồng.
  • Rà soát và chuẩn bị các hợp đồng mua sắm (hàng hóa/dịch vụ), đảm bảo tuân thủ các quy định nội bộ của tổ chức, yêu cầu của nhà tài trợ và pháp luật Việt Nam trước khi trình phê duyệt.
  • Phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan (bao gồm các văn phòng dự án/đối tác nếu có) để đảm bảo hồ sơ, thủ tục mua sắm đầy đủ, đúng quy định.
  • Theo dõi việc nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và đảm bảo thanh toán kịp thời cho các hợp đồng/đơn đặt hàng liên quan đến hoạt động mua sắm.
  • Thiết lập, duy trì và cập nhật hệ thống lưu trữ hồ sơ mua sắm tập trung (hợp đồng, PO, hồ sơ lựa chọn nhà cung cấp…), theo dõi thời hạn hợp đồng để kịp thời xử lý gia hạn hoặc kết thúc.
  • Quản lý danh sách chuyên gia tư vấn và cơ sở dữ liệu nhà cung cấp dịch vụ.

2. Công tác tài chính – kế toán

  • Thu thập và tổng hợp toàn bộ thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế của các dự án (VAT, PIT, CIT nếu có), hỗ trợ Trưởng phòng TCKT trong việc kê khai và quyết toán thuế theo quy định.
  • Hỗ trợ Trưởng phòng TCKT xây dựng, cập nhật các bảng biểu, biểu mẫu tài chính – kế toán phục vụ quản lý dự án và yêu cầu của nhà tài trợ.
  • Thực hiện thanh toán các khoản chi phí phát sinh tại văn phòng Hà Nội theo phân công, đảm bảo chứng từ đầy đủ, hợp lệ và đúng quy trình.
  • Phối hợp với bộ phận tài chính trong việc theo dõi tạm ứng, hoàn ứng và lưu trữ chứng từ.

3. Các nhiệm vụ khác

  • Có thể đi công tác tại các địa phương triển khai dự án khi cần.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công nhằm đảm bảo hoạt động chung của văn phòng và dự án diễn ra hiệu quả.

II. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

1. Trình độ và kinh nghiệm

  • Tốt nghiệp đại học các ngành liên quan (Kinh tế, Tài chính, Kế toán, Quản trị, Phát triển, hoặc lĩnh vực phù hợp).
  • Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm làm việc chuyên môn trong các dự án phát triển, đặc biệt trong lĩnh vực mua sắm, tài chính, vận hành dự án, theo dõi và báo cáo.
  • Có kinh nghiệm làm việc trong các tổ chức phi lợi nhuận
  • Có hiểu biết về quy trình mua sắm, quản lý hợp đồng và tuân thủ yêu cầu của nhà tài trợ.

2. Kỹ năng và năng lực

  • Sử dụng thành thạo tiếng Việt; tiếng Anh nghe, nói, đọc, viết tốt.
  • Có kỹ năng sử dụng Microsoft Excel nâng cao.
  • Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý hồ sơ và làm việc đa nhiệm tốt.
  • Chủ động, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao và chịu được áp lực công việc.
  • Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt; có thái độ hợp tác và định hướng dịch vụ.
  • Có khả năng học hỏi nhanh và thích ứng với môi trường làm việc đa văn hóa.
  • Có kinh nghiệm sử dụng QuickBooks và Base

QUYỀN LỢI

  • Làm việc 05 ngày/tuần, nghỉ thứ bảy, chủ nhật và các ngày lễ tết.
  • Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm.
  • Được tham gia BHXH và BHYT theo quy định.
  • Bảo hiểm tai nạn và rủi ro.
  • Được thưởng các ngày lễ tết, thưởng cuối năm.
  • Được khám sức khoẻ định kỳ.
  • Làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp và định hướng sứ mệnh.

 

QUY TRÌNH ỨNG TUYỂN

Ứng viên quan tâm vui lòng gửi CV và Cover Letter (tiếng Việt hoặc tiếng Anh) đến địa chỉ email: [email protected]

Tiêu đề email: “Ứng tuyển – Cán bộ Mua sắm và Tài chính/ Application – Procurement and Finance Officer”

Sau đó hoàn thiện link thông tin dưới đây và gửi cho chúng tôi sớm nhất có thể: https://forms.gle/zRJvZLTvdsEzbqHY9

Hạn nộp hồ sơ: 26/01/2026.